- Elle se déroule selon un processus analogue à celui de la médiation de la consommation avec quelques variantes.
La saisine du médiateur vaut acception des règles fixées ci-dessous sans possibilité d’y déroger.
- L’ensemble du processus de médiation s’effectue exclusivement en langue française.
- La durée de la médiation n’excède pas 90 jours. En cas de litige complexe, ce délai peut être exceptionnellement prolongé. Le médiateur en avise immédiatement les parties.
- La médiation n’est pas gratuite pour l’entreprise de généalogie qui en fait la demande.
Les entreprises de généalogie adhérentes d’un syndicat affilié à l’union bénéficient d’une tarification spéciale dont elles ont connaissance par l’intermédiaire de leur syndicat d’appartenance ou de Généalogistes de France.
Toute entreprise de généalogie qui n’est pas adhérente d’un syndicat affilié à l’union sera contactée à la suite de sa demande par le médiateur qui lui proposera un coût de médiation en vue de son acceptation.
- Les parties ont la faculté, à leur charge, de se faire représenter par un avocat ou de se faire assister par toute personne de leur choix dument mandatée à cet effet.
Elles ont également la possibilité, à leur frais, de solliciter l’avis d’un expert.
Les étapes du processus de la médiation sont les suivantes :
Etape 1 – Le médiateur est saisi à la suite de la réception de la demande.
Cette demande, qui doit être rédigée en français, s’effectue exclusivement à l’aide du formulaire accessible sur ce site avec à l’appui toute pièce justificative.
Elle doit, en principe, être faite par le représentant légal de l’entreprise.
Le médiateur commence par examiner la demande pour déterminer si elle est recevable ou pas.
Si elle ne l’est pas, il informe le demandeur dans les trois semaines de sa réception.
Aucun litige ne sera examiné par le médiateur si :
- Le demandeur ne justifie pas avoir tenté, au préalable, de résoudre le litige par ses propres moyens ;
- Le formulaire à remplir pour saisir le médiateur n’est pas utilisé ou si aucune pièce justificative n’est jointe à la demande ;
- La demande est manifestement infondée ou abusive ;
- Le litige a été précédemment examiné ou est en cours d’examen par un autre médiateur ou par un tribunal,
- Le litige a pris naissance depuis plus d’une année.
- Le litige n’entre pas dans son champ de compétence.
Si elle l’est, le processus de médiation débute.
Etape 2 – Le médiateur notifie au demandeur et à l’autre partie sa saisine en rappelant que les parties peuvent à tout moment se retirer du processus de médiation.
Si une partie veut se retirer de ce processus à un moment ou à un autre, elle doit le notifier par écrit et dans les plus brefs délais au médiateur.
Si l’une des parties le demande, le médiateur peut communiquer à l’autre partie tout ou partie des pièces du dossier. Le médiateur peut prendre l’initiative de demander cette communication s’il l’estime opportun.
Etape 3 – Les échanges s’effectuent de manière privilégiée par voie électronique.
Le médiateur peut aussi s’entretenir par téléphone avec chacune des parties ou échanger par voie postale. Lorsque des échanges s’effectuent par voie postale, les frais d’affranchissement sont à la charge de l’expéditeur. Le remboursement du coût de tout pli non affranchi ou insuffisamment affranchi sera demandé par le médiateur.
Dans des situations exceptionnelles, il peut décider de recevoir le demandeur et l’autre partie ensemble ou séparément. Chaque partie supporte ses éventuels frais de déplacement.
Il peut demander la communication de pièces complémentaires dans un délai déterminé.
Etape 4 – Le médiateur instruit le dossier au vu des positions et de l’argumentation respectifs des parties dans le respect des textes et du droit en vigueur et/ ou en équité si les circonstances le justifient.
A la suite des échanges avec les parties, si aucun accord amiable n’est trouvé, il propose une solution pour régler le litige sous la forme d’un avis motivé qu’il communique aux parties. La solution que propose le médiateur peut être différente de la décision, qui sera, le cas échéant, rendue par le juge.
Le médiateur met à la disposition des parties un formulaire leur permettant d’exprimer leur position sur la proposition de solution.
Les parties ont 15 jours pour l’accepter ou la refuser. Elles sont libres d’accepter ou de refuser sa proposition de solution.
L’absence de réponse à l’issue de ce délai équivaut à un refus définitif.
Si les parties acceptent la proposition de solution du médiateur, l’accord est formalisé par le médiateur. Elles peuvent à leur charge le rendre exécutoire en le faisant homologuer par le juge compétent pour connaître du contentieux en la matière (article 1565 du code de procédure civile).
La proposition du médiateur ne peut en aucun cas faire l’objet d’un recours.
Etape 5 – La médiation prend fin par la décision de l’une ou l’autre des parties de se retirer en cours de médiation, par la résolution amiable du litige ou par le constat de l’absence de solution amiable du litige.
Etape 6 – Si aucune solution n’est trouvée ou si la solution proposée par le médiateur ne donne pas satisfaction, les parties sont libres de saisir par la suite la juridiction compétente.